Organizacja spotkania biznesowego. Krok po kroku.

07 sierpnia 2018, 11:05

Spotkania biznesowe to codzienność przedsiębiorców. Od tego jak zaprezentujemy swoją firmę na pierwszym spotkaniu często zależy powodzenie dalszej współpracy czy otrzymanie intratnego zlecenia. Zakładam, że na każde spotkanie tego typu jesteśmy świetnie przygotowani pod względem merytorycznym i to nie wymaga wyjaśniania, natomiast przedmiotem dzisiejszego artykułu jest omówienie podstawowych zasad organizacji spotkania biznesowego a także obowiązującego w tej kwestii Savoir-Vivre’u.
Organizacja spotkania biznesowego. Krok po kroku.

Zachęcam do uważnej lektury artykułu, ponieważ przedstawiona w nim wiedza z pewnością zaowocuje w przyszłości udanymi spotkaniami biznesowymi.

Spotkanie biznesowe zacznijmy od jego mądrego zaplanowania. Należy pamiętać, że pierwsze spotkanie zawsze powinno odbyć się w siedzibie przedsiębiorstwa. Umawianie pierwszego spotkania w restauracji lub innym miejscu, może wzbudzić podejrzenie, że mamy coś do ukrycia albo wstydzimy się siedziby własnej firmy. Zaproszenie kontrahenta „do siebie” przedstawia gospodarza jako pewnego siebie, dobrze wychowanego lidera.

Pierwszą okazją do uhonorowania gościa w przypadku kiedy nie przyjeżdża on do siedziby firmy własnym samochodem jest moment powitania go na dworcu czy lotnisku. Jeżeli nasz potencjalny partner biznesowy przyjeżdża własnym samochodem (najczęstsza opcja) wówczas powinniśmy chcąc się dobrze zaprezentować uprzedzić wcześniej portiernię, lub sekretariat. Wysłanie na lotnisko samochodu tylko z samym kierowcą wchodzi w rachubę wyłącznie w sytuacji kiedy odwiedza nas przedstawiciel kontrahenta niższy szczeblem. Z kolei podczas wizyty wyższej rangi, dobrze odebrane będzie nasze osobiste pojawienie się na lotnisku czy dworcu. Pokażemy wówczas, że zależy nam na partnerze biznesowym i szanujemy jego trud jaki zadał sobie by do nas przyjechać.

Spotkanie z pojedynczym gościem lub niewielką grupą gości powinno odbyć się w gabinecie prezesa lub dyrektora, zaś w przypadku większej liczby osób – we wcześniej przygotowanej sali konferencyjnej.

Proszę pamiętać, aby do negocjacji i rozmów handlowych wcześniej należycie się przygotować. Dotyczy to osób mających zaprezentować firmę (np. linię produkcyjną), jak i przygotowujących prezentację multimedialną. Świadectwem złej organizacji jest poszukiwanie próbek produktów w trakcie rozmów czy niedziałający rzutnik, a szczytem ignorancji brak wiedzy na temat własnych produktów czy zaplecza technologicznego zakładu. Nie zadając sobie wcześniejszego trudu przygotowania spotkania, przejawiamy lekceważący stosunek do naszego potencjalnego partnera biznesowego, który będzie ostrożniejszy w podpisaniu z nami wielomilionowego kontraktu.

Kolejnym ważnym punktem jest należyty dobór miejsca spotkania. Zbyt małe pomieszczenie dla dużej liczby osób lub zbyt wielkie dla kilku osób wpłynie niedobrze na atmosferę rozmów. Pierwsze spowoduje dyskomfort uczestników a drugie ich zakłopotanie i onieśmielenie. W sali konferencyjnej powinno być widoczne logo gospodarza spotkania, a także znajdować się wyposażenie takie jak rzutnik, ekran, bezprzewodowy Internet, katalogi, foldery przestawiające naszą firmę i jej ofertę. Uczestnicy spotkania powinni dysponować wystarczającą liczbą wizytówek (niepożądaną jest sytuacja kiedy zabraknie wizytówek podczas spotkania, dlatego należy przygotować sobie wcześniej ich zapas.) Niedopuszczalnym jest także wręczenie wizytówki brudnej, pogniecionej, z nieaktualnymi danymi.

A propos treści wizytówki pamiętajmy o tym, że w tym przypadku mniej, często znaczy więcej. Logo firmy, Imię nazwisko, stanowisko, numer telefonu oraz adres e-mail w zupełności wystarczą, a na pewno nie przytłoczą odbiorcy nadmiarem, zbędnych informacji.

W przypadku otrzymania podczas spotkania wizytówki, nagminnym błędem jest jej natychmiastowe schowanie. Pamiętajmy, że otrzymaną wizytówkę należy przede wszystkim przeczytać, aby nie wyjść na ignoranta, a następnie pozostawić na stole przed sobą do końca spotkania. Podczas spotkania kiedy „wyleci” nam z głowy nazwisko, imię czy stanowisko rozmówcy, w każdym czasie będziemy mogli dyskretnie spojrzeć na wizytówkę czemu de facto właśnie ona służy, i bez cienia zażenowania zwrócić się do właściwej osoby. Po zakończonym spotkaniu pamiętajmy o schowaniu wizytówki do specjalnego wizytownika. Niedopuszczalnym jest schowanie jej do kieszeni spodni, takie zachowanie oznacza bowiem brak szacunku dla dającego wizytówkę i podkreśla nasz brak obycia. Po powrocie ze spotkania do biura, nowe wizytówki powinny zostać umieszczone, zgodnie z chronologią i alfabetycznie w przygotowanym na nie wizytowniku. Powinniśmy się skatalogowany i szybki dostęp do poszczególnych osób z wizytówek w przypadku pojawienia się takiej potrzeby.

Pamiętajmy o tym, aby nie zapisywać żadnych notatek na treści wizytówki. Jeżeli mamy potrzebę notowania to odpowiednim będzie do tego elegancki notes albo czysta karta papieru, jeżeli nie dysponujemy ani jednym ani drugim, możemy poprosić dyskretnie gospodarcza o udostępnienie kartki papieru celem poczynienia notatek.

Na stole negocjacyjnym mogą pojawić się butelki z wodą mineralną oraz inne napoje. Jeżeli ma zostać podana kawa czy herbata w termosach, to należy je tak oznaczyć aby było jasne w którym z termosów znajduje się kawa a w którym herbata. Zdecydowanie bardziej właściwsze jest jednak podanie napojów gorących w przerwie, np. z drobnymi przekąskami lub też w czasie lunchu. Unikniemy wówczas niebezpieczeństwa zalania herbatą czy kawą telefonów, laptopa czy notatek, i nie narazimy naszych gości na dyskomfort rozpraszający uwagę uczestników spotkania. Podczas negocjacji niedopuszczalne jest podawanie jakichkolwiek napojów alkoholowych. To bardzo nieprofesjonalne i niegrzeczne. Warto natomiast być przygotowanym i sfinalizować zakończenie negocjacji i podpisanie umowy lampką szampana wznosząc toast za udane rozmowy i ich szczęśliwy finał.

Rozmieszczenie uczestników spotkania przy stole.

Żaden z gości nie powinien siedzieć tyłem do wejścia. Wszystkich zebranych należy posadzić zgodnie z zasadą precedencji i jednocześnie postarać się, aby osoby siedzące naprzeciwko siebie w miarę możliwości miały równorzędne lub podobne stanowiska i pozycję. Niedopuszczalne i pozbawione elementarnych zasad etykiety biznesowej jest tworzenie pary np. z prezesa i szeregowego pracownika drugiej firmy.

W przypadku trwania kilkudniowych negocjacji, w dobrym tonie jest zorganizowanie przynajmniej raz uroczystego lunchu, obiadu czy kolacji służącej podtrzymaniu dobrych kontaktów biznesowych. W takim lunchu powinny uczestniczyć wszystkie osoby biorące udział w negocjacjach, tak aby każdy mógł swobodnie porozmawiać ze swoim odpowiednikiem. Niedopuszczalnym jest pominięcie któregokolwiek z uczestników negocjacji i jego niezaproszenie na lunch. W przypadku spotkania o mniej oficjalnym charakterze można zaprosić dodatkowe osoby np. współmałżonków czy partnerów, po wcześniejszym upewnieniu się, ile osób i w jakim charakterze pojawi się ze strony gości. Wcześniej należy zarezerwować miejsce w restauracji, najlepiej specjalnie do tego przeznaczoną salę lub całą restaurację. Wybierając menu, dobrze będzie znać upodobania kulinarne uczestników, a także dowiedzieć się czy nie są alergikami lub czy ich nawyki żywieniowe nie są ograniczone przekonaniami religijnymi lub ideologicznymi, które należy uszanować.

Bardzo miłym gestem, który powinien pojawić się dopiero po zakończeniu negocjacji i ewentualnym zawarciu umowy o współpracy, jest wręczenie prezentów partnerom uczestniczącym w spotkaniu. Podarowanie prezentu w początkowej fazie rozmów może zostać odebrane jako próba wpłynięcia na wynik rozmów. Wręczany prezent powinien być raczej symboliczny, wyważony cenowo, mieć uniwersalny charakter i stanowić wyraz dobrego gestu handlowego przykładowo może to być wino, pióro, elegancki wizytownik czy grafika.



Źródło: J. Modrzyńska, Protokół dyplomatyczny, Etykieta i zasady Savoir-Vivre’u, wyd. II poszerzone, wyd. Wolters Kluwer, Warszawa 2016, s. 248 i n.


wgarniturach

Autor artykułuDaniel Gatner07 sierpnia 2018, 11:05

Redakcja portalu

Daniel Gatner

Kamila Sowa

Monika Nowotarska